¿Cómo estás utilizando tu recurso más valioso?

La tarea de asesoramiento profesional tiene características únicas, y es importante tenerlas en cuenta a la hora de gestionar nuestros servicios. En primer lugar estamos vendiendo un intangible, con los pros y los contras que eso trae consigo: no se manejan inventarios ni se necesita un lugar físico de almacenamiento, no existen fechas de vencimiento, no hay pérdidas por roturas, depreciaciones, mermas, riesgos de robo, activos costosos, procesos de producción, etc.

Por otro lado, existe la dificultad de medir -y trasmitir- la calidad del servicio, mantener la propuesta de valor, adaptarse al perfil y necesidades de cada cliente, agregarle atributos como confianza y eficiencia.

En una ecuación simplificada, podríamos definir que nuestro servicio es la combinación de dos grandes recursos: el conocimiento y el tiempo.

¿Adivinas cual es el recurso limitante? Exacto.

No solemos medir el vínculo entre el uso del tiempo como recurso y el nivel de los resultados que logramos al final de la jornada. El tiempo no se puede almacenar, no se puede detener ni acelerar, simplemente fluye. Pero el tiempo se puede «ahorrar», y se puede «invertir».

¿Y si te dijera que podrías hacer lo mismo que haces hoy pero ahorrando un 60% del tiempo que utilizas? ¿Y si te regalo 40 horas más al mes? Si, una semana de trabajo, una semana que podrías invertir en atender a más clientes, y atenderlos mejor, dedicando tu tiempo a las tareas que realmente importan. ¿Aceptas?

El tiempo pasa… pero analicemos cómo.

Según estudios realizados por la FAO (Digital Agriculture in Latin America, 2021), que analiza y compara diferentes rubros agropecuarios, los asesores pasan más del 60% del tiempo realizando tareas que no se vinculan directamente con su profesión y que podrían ser delegadas o automatizadas. La misma conclusión se puede ver en trabajos del INTA en Argentina (Tecnificación en horticultura, 2020), en publicaciones de EMBRAPA en Brasil (Manejo de datos en fruticultura, 2019) en trabajos del IRTA en España (Eficiencia del asesoramiento agropecuario, 2022), del IPCVA en feedlots de Argentina (2023) o de la OIV para el sector vitivinícola de Mendoza y La Rioja (2022).

Los trabajos mencionados toman en cuenta actividades como viajes y desplazamientos, tiempo de visita a clientes, recopilación de datos, procesamiento de datos, análisis estratégico, preparación y presentación de informes, gestión administrativa, y además marcan la diferencia en dichas tareas para cada rubro. Tomando en cuenta la información publicada por las fuentes mencionadas, hemos elaborado un gráfico que refleja cómo se distrubuye el tiempo de los asesores agropecuarios según las tareas que realiza.

¿Estamos derrochando el tiempo?

Si analizamos la naturaleza de las tareas que lleva adelante un asesor técnico, y las clasificamos en primarias y secundarias de acuerdo a la vinculación con su rol técnico y profesional, veremos que en promedio (tomando en cuenta todos los rubros) el 60% del tiempo es utilizado en tareas complementarias: recopilar información, procesar los datos, buscar y corregir errores en los registros, calcular indicadores, analizar los resultados, preparar informes y presentaciones, …

Por supuesto que alguien tiene que hacerlas! Ningun emprendimiento sería exitoso si no cumple con todas las etapas del ciclo de gestión, y las tareas aquí descriptas como complementarias para el rol del asesor técnico son fundamentales para que la empresa tenga buenos resultados. Y podemos subir la apuesta: nuestro trabajo como asesores depende de contar con información de todo lo que sucede en la empresa y su entorno.

El tema central es preguntarnos si existe un formato de trabajo en el cual se pueda reducir o eliminar el tiempo dedicado a esas tareas, y de esa forma maximizar nuestro enfoque en las tareas de asesoramient técnico. Aquí es donde entran a jugar conceptos de eficiencia en el uso del tiempo.

Si logramos dedicar menos tiempo a ese tipo de tareas tendríamos más tiempo disponible para visitar clientes, escucharlos, recorrer el predio, trabajar con ellos en la definición de estrategias, explicar las alternativas disponibles, en resumen, agregar valor y calidad a nuestra tarea de asesor, y -un dato nada menor- tener la posibilidad de captar nuevos clientes.

¿Cuál es la receta?

La receta la podemos resumir en conceptos muy simples: estandarizar, automatizar y delegar. Y para ello tenemos dos herramientas claves: tecnificar y tercerizar.

Está claro que no es posible suprimir tareas como «viajes y desplazamientos» hasta el predio, e igual de claro es el hecho de que deberíamos buscar la forma de maximizar el tiempo dedicado a las jornadas de campo, las recorridas, las reuniones con el personal responsable, las coordinaciones con nuestro cliente para ajustar objetivos, analizar alternativas y estrategias, evaluar avances, tomar acciones correctivas, etc.

También está claro que el tiempo es inflexible y excluyente: las horas que dedicamos a una tarea se las estamos restando a otras. Por lo tanto, si queremos tener más tiempo dedicado a las tareas detalladas en el párrafo anterior, deberemos reducir y recortar otras actividades.

Incorporando tecnología

Hoy en día existe toda una disciplina dedicada al manejo de información, y se llama Ciencia de Datos, un campo multidisciplinario que combina informática, estadística, matemáticas, comunicación y por supuesto IA. El objetivo final es la utilización de información de calidad para resolver problemas y tomar mejores decisiones, y para cumplirlo utiliza herramientas de optimización en la recolección de datos, su procesamiento, su integración, su análisis y su presentación.

Las empresas generan cada vez volúmenes mayores de datos, a su vez hay que tomar en cuenta los datos del entorno, (clima, sanidad, mercados, políticas cambiarias, políticas fiscales, precios, etc.) y todas las interrelaciones posibles.

Pero cuidado, incorporar tecnología no es sinónimo de tener 5 planillas de Excel que van modificándose y creciendo en forma casi caótica. No es una regla absoluta, pero en general ese suele ser el destino de los sistemas autogenerados: soluciones que van creciendo, incorporando módulos, generando «parches» para resolver cálculos imprevistos, y en esa adaptación cargan con problemas de ineficiencia y dificultades operativas que se traducen en tiempo.

Una forma de mejorar la eficiencia es utilizar algún software de gestión agropecuaria. Esto impactará sin duda en las tareas de registración y cálculo de indicadores y nos ayudará a estandarizar nuestro servicio. Pero si nosotros, asesores técnicos, somos quienes tenemos que operar ese software, el ahorro de tiempo será relativo. Por lo tanto si la solución pasa por incorporar un software tengamos presente algunos requisitos mínimos:

que sea específicamente diseñado para el rubro y el sector en los que opera la empresa.
que incluya asistencia durante la instalación y configuración, así como soporte técnico con buena respuesta durante el uso posterior.
que no requiera de habilidades especiales y contemple el perfil de un usuario rural y ajeno al rubro informático.
que cuente con un diseño eficiente, es decir, que sin duplicar procesos y requiriendo el mínimo de datos nos proporcione todas las salidas necesarias para analizar el desempeño de la empresa.

Por otra parte, es importante destacar que ese software de procesamiento y análisis de información sería parte de un sistema mas amplio que incluye protocolos, metodología de trabajo, recursos humanos, soportes para almacenamiento de información, políticas de respaldos, procedimientos de seguridad, garantías de confidencialidad de la información, y un largo etcétera.

Para resumir y completar el panorama, además de todo lo anterior podríamos decir que la Ciencia de Datos es una metodología de trabajo: un conjunto de disciplinas integradas que requieren conocimientos específicos. Es la combinación de informática, estadística, contabilidad, matemáticas, análisis de datos, comunicación y más recientemente IA.

Puesto en términos prácticos, si la solución que elegimos es incorporar en todo su potencial las herramientas de procesamiento de datos disponibles a la fecha, deberíamos invertir una buena cantidad de tiempo en capacitación, y «pagar» con varios cientos de horas la entrada a un mundo muy diferente al que elegimos como profesión.

¿Y si tercerizamos?

Esta opción puede resultar muy atractiva. Si delegamos las tareas secundarias en personas o empresas que tengan como fortaleza la Ciencia de Datos el impacto en el uso de nuestro tiempo resulta evidente, y además esta alternativa tiene las ventajas de presentar una implementación sencilla y resultados inmediatos.

Como beneficio adicional tendremos más tiempo libre que podremos utilizar como mejor nos parezca: captar nuevos clientes, diseñar un servicio de mayor calidad, hacer cursos de actualización o -¿por qué no?- dedicarlo a la familia y al descanso.

Lo cierto es que de acuerdo con los estudios citados anteriormente, quitando tareas secundarias o accesorias de nuestra rutina profesional podríamos ahorrar hasta un 60% del tiempo dedicado. ¿Coinciden esos datos con tu realidad? ¿Has evaluado cómo se distribuye el uso de tu tiempo?

Si la alternativa que elegimos para mejorar nuestra eficiencia es tercerizar tareas, deberíamos considerar algunos puntos importantes:

buscar una empresa especializada en la gestión de datos pero que además esté vinculada al sector agropecuario.
verificar que el servicio que ofrece esté alineado con nuestras necesidades, sobre todo en cuanto a cantidad, calidad y frecuencia de la información.
asegurarnos de que la empresa elegida tenga buenos canales de comunicación y excelentes tiempos de respuesta.
priorizar la seguridad y la confidencialidad en el manejo de la información, eligiendo una empresa que comparta nuestros valores y preocupaciones con respecto al manejo de información sensible.
elegir en base a la confianza, ya que la empresa seleccionada será nuestro socio y aliado complementario, con el cual compartiremos la responsabilidad de ofrecer un servicio de calidad a nuestros clientes.

Pasos para avanzar en este tema

Lo primero es hacer un diagnóstico de la situación y evaluar el alcance del problema. Hagamos un estudio para conocer cómo estamos utilizando nuestro tiempo al día de hoy, y sin hacer trampas al solitario definamos el porcentaje dedicado a cada tipo de actividad.

En segundo lugar, analizaremos cuales de esas tareas se asocian directamente con el ejercicio de nuestra profesión y cuales no, y determinemos cual es la cantidad de horas que podríamos recuperar si implementáramos una solución eficiente.

Tercero, tratemos de cuantificar eso en dinero. Esto te ayudará a conocer cuánto estás dispuesto a pagar por la solución. Existen varias formas de traducir el tiempo potencialmente recuperable a dinero: una puede ser estimar cual es el ingreso adicional que podemos generar si utilizamos ese tiempo, por ejemplo captando nuevos clientes.

Otra forma de cuantificar en dinero ese tiempo recuperado es calcular cuanto ganamos por hora y multiplicar ese monto por las horas que recuperaríamos.

Para expresarlo en términos a los que estamos acostumbrados, puedes utilizar la misma metodología que utilizas al hacer un presupuesto parcial: tenemos una situación actual y una alternativa. Evaluemos por una parte los elementos positivos y negativos de implementar la alternativa, y por otra parte los elementos positivos y negativos de permanecer como estamos, eso nos ayudará a tomar la decisión.