La raíz de todos los males: falta de registros

Según estudios realizados por la FAO, el IICA y el BID, en América del Sur sólo un 38% de los productores agropecuarios lleva registros adecuados a su rubro y compatibles con un nivel de gestión empresarial mínimo. Estas cifras varían con la escala o tamaño de la empresa, la edad del productor, su formación y el acceso a la tecnología y el asesoramiento técnico.

En el caso de Uruguay estas cifras no son más alentadoras, ya que una gran parte de los productores solamente lleva anotaciones de sanidad, producción y reproducción, dejando de lado no solamente aspectos económicos sino también una herramienta básica como el flujo de caja.

Esta situación afecta en forma directa al nivel de gestión empresarial, y por lo tanto repercute en la competitividad, el acceso a financiación, la sostenibilidad de la empresa, el uso eficiente de recursos y, por sobre todo, tiene consecuencias a largo plazo en la toma de decisiones y la planificación estratégica.

En cualquier negocio, los registros son fundamentales para la gestión efectiva. En el sector agropecuario su importancia está dada por la posibilidad de:

Optimizar la productividad: Al analizar datos históricos, los productores pueden identificar patrones y tomar decisiones informadas, como ajustar calendarios de siembra, rotaciones de cultivos y manejo de recursos hídricos.
Controlar costos y aumentar rentabilidad: Mantener un registro claro de ingresos y egresos permite calcular márgenes de ganancia y encontrar oportunidades de ahorro.
Acceder a financiamiento y seguros: Instituciones bancarias y aseguradoras suelen requerir datos de producción y desempeño antes de aprobar créditos o coberturas.
Cumplir con normativas: En muchos países, los registros son una obligación para acceder a certificaciones de calidad, cumplir con normas de trazabilidad y exportar a mercados internacionales.
Responder al cambio climático: Los datos son esenciales para monitorear impactos ambientales y adoptar prácticas sostenibles que reduzcan la huella ecológica.

Sin embargo, a pesar de estos beneficios, los productores agropecuarios en América del Sur -particularmente los familiares- tienen un bajo nivel de adopción de estas prácticas, ¿por qué?

Los estudios realizados indican que en general los productores perciben a la gestión empresarial como una actividad secundaria, prescindible y que agrega poco valor a su situación. Su rutina diaria se centra en “hacer” cosas tangibles (destetar los terneros, preparar la tierra para la siembra, reparar el tractor) mientras que la gestión es percibida como una actividad de resultados intangibles, que “roba tiempo de las tareas” y que si “la dejamos para después” la empresa y sus actividades productivas no se verán afectadas.

Para complicar un poco más el panorama, varios de los sistemas de información diseñados por parte de la academia o de instituciones oficiales no cumplen con requisitos básicos de diseño sencillo, eficiencia, practicidad, adaptación y facilidad de uso, y por lo tanto se transforman en una incomodidad para el productor, una tarea engorrosa que se deja para último momento y se completa tarde y mal.

La situación en Uruguay: Datos por rubro

Uruguay, un país donde la agropecuaria representa una de las principales actividades económicas, muestra claras diferencias en el nivel de registro según los sectores:

Ganadería (25-35%): Este sector, especialmente en el manejo bovino, tiene niveles bajos de registros. Las normativas de trazabilidad para exportación han incentivado la adopción de registros básicos, pero la mayoría de los ganaderos sólo llevan registros básicos de sanidad, reproducción, nutrición.
Agricultura extensiva (40%): Productores de soja, trigo y cebada, especialmente aquellos vinculados a exportaciones, llevan registros para cumplir con certificaciones. Sin embargo, los pequeños agricultores, con recursos limitados, tienen grandes carencias para calcular costos y márgenes.
Producción intensiva (50%): La fruticultura y horticultura muestran niveles dispares: mientras las empresas vinculadas a la exportación tienen mayores niveles de registro, principalmente debido a los requisitos para exportar, los pequeños y medianos productores presentan grandes carencias en sistemas de información que les permitan gerenciar sus emprendimientos.
Apicultura y vitivinicultura (35-45%): Aunque estos sectores están relacionados con mercados de valor agregado, sus registros suelen ser básicos y no están sistematizados.

Estas cifras reflejan una problemática común en la región: muchos productores no perciben el valor de los registros, y cuando lo hacen, carecen de las herramientas, los recursos y/o los conocimientos técnicos para implementarlos correctamente.

Las barreras para la adopción de registros

Si el llevar registros es fundamental para una gestión empresarial adecuada y profesional, y muchas veces marca la diferencia entre el éxito y el fracaso, entre la sobrevida de la empresa y su lenta desaparición, ¿cuáles son los motivos para no llevarlos?

La baja adopción de prácticas de registro tiene múltiples causas:

Falta de concienciación: Muchos productores consideran que los registros son una carga administrativa más que una herramienta de gestión, y la responsabilidad de instituciones y técnicos asesores en este enfoque es clara.
Escaso acceso a herramientas de gestión: A pesar de que existen sistemas manuales e informatizados para casi todos los rubros, muchas veces el productor no encuentra una herramienta adaptada a su sistema productivo, a su escala o a su situación empresarial.
Capacitación insuficiente: La falta de formación técnica impide que los productores sepan cómo empezar a registrar y analizar sus datos, y por sobre todo impide que vean la utilidad y el valor que agregarían a sus empresas el uso de sistemas de información adecuados.
Costos percibidos: El temor a incurrir en costos adicionales lleva a muchos pequeños agricultores a evitar la digitalización de sus operaciones.

¿Y ENTONCES?

Si pretendemos cambiar esta realidad y lograr un mayor nivel de adopción en sistemas de registración, haciendo que el productor migre paulatinamente desde una gestión artesanal hacia una profesional es necesario tener claro que se trata de un proceso gradual.

Es importante que tanto técnicos como instituciones involucradas diseñen e implementen programas con diferentes niveles de complejidad, y acompañen al productor en el proceso de adopción mediante jornadas de capacitación y de seguimiento. Una posible estructura de estos proyectos podría ser la siguiente:

Nivel 1: Iniciación básica

Objetivo: Introducir el hábito de llevar registros simples.

Herramientas: Cuadernos de campo o planillas físicas diseñadas para registrar datos básicos como producción diaria, costos, ingresos y actividades clave.
Capacitación: Talleres presenciales en comunidades rurales para explicar la importancia de los registros. Se podrían organizar con apoyo de cooperativas y asociaciones locales.
Metas a corto plazo: Lograr que al menos el 60% de los productores de un determinado rubro comience a registrar datos básicos en los primeros dos años.

Nivel 2: Digitalización inicial

Objetivo: Introducir herramientas digitales para el registro y análisis de datos.

Herramientas: Aplicaciones móviles gratuitas o de bajo costo, hojas de cálculo y plataformas en la nube.
Capacitación: Formación en el uso de estas herramientas, enfocada en grupos locales y apoyada por técnicos especializados.
Incentivos: Becas para acceso a tecnología y conectividad en áreas rurales.
Metas a mediano plazo: Lograr que al menos el 30% de los productores de un determinado rubro comience a utilizar sistemas digitales en los primeros tres años.

Nivel 3: Gestión avanzada

Objetivo: Implementar sistemas integrados de gestión para análisis predictivos y sostenibilidad.

Herramientas: Software avanzado de gestión agrícola, sensores IoT y drones.
Capacitación: Programas especializados para integrar tecnología avanzada con procesos productivos.
Incentivos: Subsidios y créditos blandos para la adquisición de equipos tecnológicos.
Metas a largo plazo: Lograr que al menos el 20% de los productores de un determinado rubro comience a utilizar sistemas digitales en los primeros cuatro años.

Para que esta estrategia sea efectiva, es indispensable el apoyo de gobiernos, cooperativas y organismos internacionales:

- Capacitación técnica: Las instituciones deben proporcionar formación continua a través de técnicos rurales. Esto asegura que los productores comprendan cómo registrar y analizar datos de manera eficiente.
- Infraestructura: Mejorar la conectividad a internet en áreas rurales es esencial para promover la digitalización.
- Incentivos económicos: Subsidios para la compra de herramientas digitales, así como programas de compras públicas que premien a los productores con registros organizados.
- Acompañamiento constante: Es crucial que los productores reciban asesoramiento técnico a lo largo del proceso de adopción, desde el nivel básico hasta el avanzado.

Conclusiones importantes

Llevar registros no debe ser visto como una carga, sino como una inversión que transforma las explotaciones en negocios resilientes y competitivos. Un programa gradual de adopción, acompañado de incentivos, infraestructura y capacitación técnica, permitirá que los productores agropecuarios en Uruguay y en América del Sur alcancen su máximo potencial.

La profesionalización del sector es un paso necesario para garantizar su sostenibilidad económica, social y ambiental. Todo depende de nosotros.

Si quieres conocer un sistema de información ágil, flexible, adaptado a tu rubro, eficiente y fácil de usar contáctanos!!